Automatische orderverwerking

Elke bestelling handmatig verwerken werkt prima tot het er te veel worden. Wij laten je orders automatisch binnenkomen, controleren ze, verwerken ze in het magazijn en versturen ze dezelfde dag.

All-in tarief

Geen verrassingen.

Snelle retouren

Binnen 1 werkdag.

Geen minimum

Start klein, groei door.

Persoonlijke service

Altijd korte lijntjes.

Wat valt er onder orderverwerking?

Orderverwerking is alles wat er gebeurt tussen het moment dat een klant op bestellen drukt en het moment dat het pakket bij hem op de mat ligt. Dat is meer dan alleen picken en inpakken.

Het begint met het binnenhalen en registreren van de order, gaat via een voorraadcontrole naar het verzamelen van de producten, en eindigt bij het inpakken, verzenden en het verwerken van een eventuele retour. Elke stap hangt aan de vorige. Gaat er in het begin iets mis, bijvoorbeeld een order die niet goed doorkomt, dan merk je dat pas als een klant belt.

Van bestelling naar orderregistratie

Automatische orderverwerking begint bij het moment dat de bestelling wordt geplaatst. Die kan uit je eigen webshop komen, van een marktplaats zoals Bol.com, of uit een bestand dat je aanlevert. In plaats van dat iemand de gegevens overneemt, wordt de order direct geregistreerd in het systeem dat het magazijn aanstuurt.

Bij die orderregistratie worden de klantgegevens, de bestelde artikelen, de aantallen en de gekozen verzendmethode in een keer vastgelegd. Dat lijkt een detail, maar het is precies het punt waar handmatig werk fout gaat: een cijfer verkeerd overgetypt uit een mail of een Excel-bestand, en het verkeerde aantal gaat de deur uit.

Welke controles automatisch gebeuren

Automatisch verwerken betekent niet dat elke order blind wordt doorgezet. Voordat een order het magazijn in gaat, wordt er gecontroleerd op:

Volledigheid van de ordergegevens, zoals een adres dat af is.
Beschikbaarheid van de producten in de actuele voorraad.
Afwijkende aantallen of klantspecifieke wensen.
Of order, verzendmethode en bestemming logisch bij elkaar passen.

Klopt er iets niet, dan wordt dat gesignaleerd voordat iemand met een pickopdracht het magazijn in loopt. Dat scheelt de fouten die anders pas bij het inpakken of, erger, bij de klant zichtbaar worden.

Wat automatische orderverwerking je oplevert

Het grootste voordeel zit niet in snelheid, maar in het wegvallen van een hele categorie fouten:

Geen verkeerd overgenomen adressen of aantallen.
Geen orders die blijven liggen omdat iemand ze over het hoofd zag.
Geen voorraad die niet klopt omdat een verkoop nog niet was afgeboekt.
Geen dubbele verzending omdat twee mensen dezelfde order oppakten.

Daarnaast verschuift je eigen rol. Je zit niet meer losse bestellingen af te werken, maar kijkt naar het overzicht: wat is binnen, wat is verwerkt, wat is onderweg en waar hapert het. Dat is ook wat het schaalbaar maakt, want je hebt niet bij elke honderd orders extra handen nodig.

Koppeling met je webshop en je andere systemen

Automatische orderverwerking valt of staat bij de koppeling. Je webshop, ons WMS en de verzendsystemen moeten dezelfde gegevens zien, anders ontstaat er alsnog handwerk om verschillen recht te trekken.

Wij werken met Picqer als WMS. Koppelingen zijn onder meer beschikbaar voor Shopify, WooCommerce, Magento 1 en 2, Wix, Lightspeed, Shopware en Bol.com. Verkoop je via meerdere kanalen, dan lopen die orders uit dezelfde voorraadpool, zodat je niet twee keer hetzelfde artikel verkoopt. Werk je met een ERP of een eigen systeem, leg het dan even voor, dan kijken we samen wat er mogelijk is. Het inrichten en testen van een standaardkoppeling kan vaak binnen een dag.

Van digitale order naar fysiek pakket

Op papier is orderverwerking een reeks gegevens. In de praktijk moet er iemand een doos pakken. Dat overgangsmoment is waar het bij veel webshops misgaat, want daar zit vaak nog een handmatige stap tussen.

Bij ons is die stap er niet. Zodra een order is goedgekeurd, staat hij als pickopdracht klaar in het magazijn. De voorraad wordt direct afgeboekt, zodat wat je in je dashboard ziet ook echt is wat er ligt. Zodra het pakket is gelabeld, gaat de track en trace terug naar je webshop en daarmee naar je klant. Wat vandaag voor 16:00 binnenkomt, gaat in de regel vandaag nog weg. Zie ook inpakken en verzenden.

Wat automatisch gaat en wat mensenwerk blijft

Automatisering wordt vaak groter gemaakt dan het is. Software doet het administratieve deel: orders ophalen, voorraad bijwerken, labels aanmaken, statussen terugkoppelen en signaleren dat er iets niet klopt.

Het fysieke werk blijft mensenwerk. Iemand loopt naar het schap, pakt het juiste artikel, ziet dat een doos beschadigd is en kiest een andere. Diezelfde persoon merkt het als een order er raar uitziet. Die combinatie is precies waarom orderverwerking bij ons niet vastloopt op uitzonderingen.

Wat er gebeurt als een order niet klopt

Niet elke order is standaard. Een adres kan onvolledig zijn, een klant kan meer bestellen dan er ligt, of er zit een artikel bij dat net retour is gekomen en nog gecontroleerd moet worden.

Zulke orders worden apart gezet in plaats van blind doorgezet. De rest van de orders loopt gewoon door, en de uitzondering pakken we op. Bij twijfel bellen of appen we je. Dat is het voordeel van korte lijnen boven een ticketsysteem: je hoort het op de dag zelf, niet twee dagen later van je klant.

Hoe kunnen we je helpen?

Waarschijnlijk heb je een vraag over fulfilment diensten of iets anders? Als je het formulier invult nemen we zo snel mogelijk contact met je op. Beloofd!

Zo verwerken wij je orders

De order komt binnen

Via de koppeling tussen je webshop en ons WMS. Geen export, geen overtypen.

Gegevens en voorraad worden gecontroleerd

Is alles compleet en op voorraad, dan gaat de order door naar het magazijn.

Picken

Een orderpicker verzamelt de producten op locatie, met barcodescan als controle.Een orderpicker verzamelt de producten op locatie, met barcodescan als controle.

Controleren en inpakken

De order wordt gecontroleerd op compleetheid en ingepakt volgens jouw instructies.

Verzenden

Het pakket gaat mee met een vaste vervoerder. Track en trace gaat terug naar je webshop.

Retour verwerken

Komt er iets terug, dan controleren we het en boeken we verkoopbare producten weer in.

Wat het betekent voor je klantcontact

Een groot deel van de mails die webshops krijgen gaat over dezelfde vraag: waar is mijn pakket. Zodra orderstatussen en track en trace automatisch worden teruggekoppeld, verdwijnt die vraag grotendeels vanzelf.

Je klantcontact verschuift daarmee van achteraf uitleggen naar vooraf informeren. En de vragen die je nog wel krijgt kun je in een paar seconden beantwoorden, want je ziet in je dashboard precies wat de status is. Retouren zitten in datzelfde overzicht, en die verwerken we binnen een werkdag.

Wat automatisering niet oplost

Een gekoppeld systeem is geen vervanging voor duidelijke afspraken. Als je productdata niet klopt, komt er onzin uit het systeem. Als niemand kijkt naar de orders die apart zijn gezet, blijven die liggen. En automatisering bepaalt niet wanneer je moet bijbestellen.

De rolverdeling blijft dus bestaan. Jij gaat over je assortiment, je prijzen, je verkoop en je klantrelatie. Wij voeren uit en zorgen dat de informatie klopt en op tijd bij je is. Die scheiding werkt beter dan een partij die zegt alles over te nemen.

Waarom webshops graag met ons werken

Onze klanten waarderen vooral de persoonlijke service, snelle verwerking en het gemak van ons all-in fulfilment. Dit is wat zij over ons zeggen.

Ontzettend fijne meedenkende partij

Wij werken al een aantal jaar samen met Mendex. Wat mij betreft is het een ontzettend fijne meedenkende partij met ook een hoge sociale betrokkenheid in de onderneming. Ik ben geweldig goed te spreken over Mendex en beveel ze daarom ook zeker aan als partner!

Bereikbaar, flexibel & betrouwbaarheid

Maran en zijn team van Mendex weten het begrip ‘partnerschap’ naar een heel nieuw niveau te tillen. Als fulfilment bedrijf zijn zij verantwoordelijk voor de laatste stap: het versturen van onze producten naar de klant. De zorg die zij hieraan besteden is ongekend. Alles krijgt van mij een 5 out of 5!

Bij Mendex voelt het als thuiskomen

Wat een mooie organisatie om mee samen te werken. Het is als thuiskomen. Positief, vol vertrouwen en altijd op zoek naar optimalisatie van fulfilment. Maran, een van de eigenaren, denkt altijd met je mee. Het team van Mendex is voor mij als ondernemer goud waard!

Wat kost orderverwerking uitbesteden?

Orderverwerking zit in ons all-in tarief per pakket, samen met de opslag, het inpakken en de verzending. Je betaalt dus per order en niet per losse handeling.

In welk tarief je valt hangt af van het aantal zendingen per maand en het aantal unieke producten. Bekijk onze tarieven of vraag een offerte aan met je cijfers erbij.

Wanneer wordt orderverwerking uitbesteden logisch?

Zelden op het moment dat je het verwacht. Het is meestal niet het aantal orders, maar het moment waarop je merkt dat het proces van jou persoonlijk afhangt. Je kunt niet weg, je durft geen campagne te draaien, of je bent ’s avonds nog labels aan het printen terwijl je eigenlijk je assortiment wilde uitbreiden.

Ook een piek is een goed moment. Black Friday en de feestdagen leggen precies bloot waar je proces krap zit. Als je het dan al hebt uitbesteed, groeit de capaciteit mee zonder dat jij extra mensen moet regelen. Wil je het hele plaatje, kijk dan bij opslag en verzending uitbesteden.

Veelgestelde vragen over orderverwerking uitbesteden

Wat is het verschil tussen orderverwerking en automatische orderverwerking?

Orderverwerking is het hele proces van bestelling tot levering, inclusief het fysieke werk in het magazijn. Automatische orderverwerking gaat specifiek over het registreren, controleren en doorzetten van orders zonder handmatige invoer. Dat eerste kun je uitbesteden, dat tweede is de manier waarop het wordt aangestuurd.

Welke orders kunnen automatisch worden verwerkt?

Orders uit je webshop en van marktplaatsen lopen via een standaardkoppeling. Ook gestructureerde bestanden zijn meestal te verwerken, mits ze consistent zijn opgebouwd. Heb je een eigen systeem of een ERP, leg het dan voor, dan kijken we of en hoe dat te koppelen is.

Blijft menselijke controle nodig?

Ja. Software signaleert afwijkingen, maar iemand moet beoordelen wat er met een uitzondering gebeurt. Ook bij het picken en inpakken blijft een mens degene die ziet dat er iets niet klopt. Dat is geen tekortkoming, dat is precies waarom het werkt.

Tot hoe laat kan een order dezelfde dag mee?

In de regel geldt: vandaag voor 16:00 besteld is vandaag verzonden. Dat gaat over verzenden, niet over bezorgen, want dat laatste hangt van de vervoerder af. Een ander afsnijmoment is in overleg mogelijk.

Is dit ook geschikt voor een kleinere webshop?

Ja. Er is geen minimumvolume en geen vaste contracttermijn, dus je kunt starten met een paar orders per week. Of het loont hangt minder af van je aantallen dan van hoeveel tijd je nu kwijt bent aan het verwerken ervan.